Ce document est un projet rédigé en interne et doit être revu par un conseil juridique avant publication.
1. Responsable du traitement
Le responsable du traitement des données collectées via la plateforme Examia est la société éditrice, identifiée dans les mentions légales : [À COMPLÉTER : forme juridique et capital social], [À COMPLÉTER : adresse du siège social], [À COMPLÉTER : numéro RCS].
Coordonnées de contact pour toute question relative aux données : support@examia.tech. Le cas échéant : [À COMPLÉTER : numéro de déclaration CNIL/DPO le cas échéant].
2. Données collectées
2.1 Données d'identité et de compte
Adresse e-mail, nom ou pseudonyme, mot de passe sous forme de condensat (jamais en clair), langue, pays et devise, date de création du compte, statut de vérification de l'e-mail, préférences de notification.
2.2 Données de paiement
Examia ne collecte ni ne conserve aucun numéro de carte ni identifiant de compte de paiement mobile : ces données sont saisies directement chez le prestataire. Examia conserve uniquement des métadonnées de transaction — identifiant, montant, devise, statut, horodatage, prestataire — ainsi que le justificatif déposé en cas de virement ou CCP.
2.3 Productions d'examen
Textes rédigés dans le simulateur d'Expression écrite, enregistrements audio produits dans le simulateur d'Expression orale, transcriptions de ces enregistrements, corrections et grilles générées, notes estimées, historique des réponses aux épreuves de compréhension.
2.4 Données d'usage
Pages consultées, sessions d'entraînement démarrées et terminées, temps passé, progression, événements produit, journaux techniques et rapports d'erreur.
2.5 Données techniques
Adresse IP, agent utilisateur, type d'appareil, système d'exploitation, et une empreinte d'appareil sous forme de condensat (valeur dérivée, non réversible) utilisée pour appliquer la limite de deux appareils simultanés et détecter le partage de comptes.
3. Finalités et bases légales
| Finalité | Base légale |
|---|---|
| Création et gestion du compte, fourniture du Service | Exécution du contrat |
| Correction des productions et affichage des estimations | Exécution du contrat |
| Traitement des commandes, facturation, gestion des remboursements | Exécution du contrat |
| Assistance et réponse aux demandes de support | Exécution du contrat |
| Mesure d'audience et analyse produit | Consentement |
| Envoi de messages promotionnels par e-mail ou messagerie | Consentement |
| Prévention de la fraude, du partage de comptes et des abus | Intérêt légitime |
| Sécurité du service, journalisation, sauvegardes | Intérêt légitime |
| Conservation des pièces comptables | Obligation légale |
Lorsque le traitement repose sur le consentement, celui-ci peut être retiré à tout moment, sans que ce retrait affecte la licéité des traitements déjà effectués.
4. Durées de conservation
Les enregistrements audio sont conservés 12 mois, les transcriptions et corrections écrites sans limite de durée tant que le compte existe.
| Catégorie | Durée |
|---|---|
| Enregistrements audio d'Expression orale | 12 mois à compter de la soumission |
| Transcriptions, textes écrits, corrections et notes estimées | Tant que le compte existe |
| Compte et données d'identité | Tant que le compte existe |
| Métadonnées de transaction et pièces comptables | 10 ans à compter de l'exercice concerné, obligation légale |
| Journaux techniques et de sécurité | 12 mois |
| Données de mesure d'audience | 25 mois à compter de la collecte |
| Preuve du consentement aux traceurs | 13 mois |
À la suppression du compte, les données sont effacées ou anonymisées de manière irréversible, à l'exception des pièces dont la conservation est imposée par la loi, qui sont isolées et rendues inaccessibles en dehors de cette finalité.
5. Destinataires et sous-traitants
Les données sont accessibles au personnel habilité de Examia, dans la limite de ce qui est nécessaire à ses fonctions, et à des sous-traitants agissant sur instruction documentée, liés par un contrat comportant des engagements de confidentialité et de sécurité.
Les sous-traitants interviennent dans les rôles suivants :
- fournisseur d'authentification ;
- hébergement applicatif et réseau de diffusion de contenu ;
- base de données gérée ;
- stockage d'objets, pour les enregistrements audio et les fichiers déposés ;
- envoi d'e-mails transactionnels ;
- messagerie WhatsApp Business, pour les notifications acceptées ;
- prestataires de paiement ;
- analyse produit ;
- supervision des erreurs applicatives ;
- prestataires de correction assistée par intelligence artificielle.
La liste nominative et à jour de ces sous-traitants est publiée et tenue à jour ; elle peut être obtenue sur simple demande à support@examia.tech. Toute adjonction d'un nouveau sous-traitant est signalée avant sa mise en service.
Les productions transmises aux prestataires de correction ne sont pas utilisées par ceux-ci pour entraîner leurs modèles : cet usage est contractuellement exclu.
Aucune donnée n'est vendue, louée ou cédée à des tiers à des fins publicitaires.
6. Transferts hors de l'Union européenne
Certains sous-traitants sont établis hors de l'Union européenne, notamment aux États-Unis. Ces transferts sont encadrés par les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne, complétées lorsque nécessaire par des mesures techniques supplémentaires telles que le chiffrement en transit et au repos et la limitation des données transmises au strict nécessaire.
Une copie des garanties applicables peut être demandée à support@examia.tech.
7. Vos droits
Vous disposez des droits suivants :
- accès à vos données et information sur les traitements ;
- rectification des données inexactes ou incomplètes ;
- effacement de vos données, dans les limites des obligations légales de conservation ;
- portabilité des données que vous avez fournies, dans un format structuré et lisible par machine ;
- limitation du traitement dans les cas prévus par la réglementation ;
- opposition au traitement fondé sur l'intérêt légitime, pour des raisons tenant à votre situation particulière ;
- retrait du consentement à tout moment pour les traitements qui en dépendent ;
- définition de directives relatives au sort de vos données après votre décès.
Ces droits s'exercent depuis les paramètres du compte lorsque l'outil existe, ou par demande à support@examia.tech. Une réponse est apportée sous un mois, prolongeable de deux mois en cas de demande complexe. Un justificatif d'identité peut être demandé en cas de doute raisonnable.
8. Export et suppression en libre-service
Deux outils sont disponibles directement dans les paramètres du compte :
- Export des données — un fichier JSON contenant votre profil, vos productions écrites, les transcriptions, les corrections, l'historique des sessions et le journal des crédits. Un lien de téléchargement à durée limitée est envoyé par e-mail.
- Suppression du compte — soumise à une double confirmation (dans l'interface, puis par un lien envoyé par e-mail). Elle entraîne l'anonymisation irréversible du compte : identifiants effacés, productions et corrections supprimées, données statistiques résiduelles ne permettant plus de vous identifier.
La suppression du compte ne donne pas lieu au remboursement des périodes payées, dans les conditions prévues par les conditions générales de vente.
9. Réclamation auprès d'une autorité de contrôle
Vous pouvez introduire une réclamation auprès d'une autorité de protection des données.
Pour la France, l'autorité compétente est la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL), 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07, https://www.cnil.fr.
Les candidats résidant dans un autre pays peuvent saisir l'autorité de protection des données de leur pays de résidence, notamment l'Autorité de protection des données personnelles au Sénégal, l'Autorité de régulation en Côte d'Ivoire, la CNDP au Maroc, l'ANPDP en Algérie, ou le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada, selon les compétences reconnues par le droit local.
10. Sécurité
Les mesures suivantes sont mises en œuvre : chiffrement des communications et des données au repos, stockage des mots de passe sous forme de condensat salé, cloisonnement des accès par rôle, journalisation des actions d'administration, sauvegardes testées et revue des dépendances.
Chaque ressource est chargée en vérifiant simultanément son identifiant et le compte propriétaire : un utilisateur ne peut donc accéder aux productions d'un autre.
En cas de violation susceptible d'engendrer un risque élevé pour vos droits, vous serez informé dans les meilleurs délais et l'autorité de contrôle sera notifiée dans les délais réglementaires.
11. Mineurs
Le Service est réservé aux personnes de 16 ans et plus. Aucune donnée n'est collectée sciemment auprès d'une personne plus jeune. Si une telle collecte est portée à notre connaissance, le compte est supprimé et les données effacées.
12. Décision automatisée
Les estimations de notes sont produites par un traitement automatisé. Elles n'ont aucun effet juridique et ne produisent aucune décision affectant vos droits : ce sont des indications pédagogiques. Elles ne constituent en aucun cas un résultat officiel. Vous pouvez demander un réexamen d'une correction en écrivant au support.
13. Modification de la présente politique
La présente politique peut évoluer. Toute modification substantielle est notifiée par e-mail ou dans le Service au moins trente jours avant son entrée en vigueur. La date de dernière mise à jour figure en tête de page.
14. Documents liés
Voir également les conditions générales d'utilisation, les conditions générales de vente, la politique cookies et les mentions légales.
Contact
Pour exercer vos droits ou poser une question sur le traitement de vos données, écrivez à support@examia.tech en indiquant l'adresse e-mail associée à votre compte.